Helgers Advocaten

Korte handleiding voor het incasseren van onbetaalde facturen

Vrijwel elke onderneming krijgt ermee te maken of heeft er vast wel eens mee te maken gehad. Een dienst wordt verleend of een product wordt geleverd, maar vervolgens blijft de factuur onbetaald. In deze blog leg ik in korte stappen uit wat je kunt doen om dit soort facturen alsnog betaald te krijgen.

Leg afspraken schriftelijk vast
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg er daarom altijd voor dat duidelijk op schrift gesteld wordt welk product of welke dienst geleverd wordt en onder welke voorwaarden dat gaat plaatsvinden. Stel een overeenkomst op die door beide partijen wordt ondertekend of zorg voor het versturen van een opdrachtbevestiging waarin je aangeeft wat er is afgesproken. Dit voorkomt discussies achteraf. Meer dan eens wordt het verweer gevoerd dat er helemaal geen overeenkomst tot stand gekomen is, of dat er andere afspraken hebben bestaan. Als duidelijk op schrift is gesteld wat er afgesproken is, hoeft die discussie niet lang te duren en kunt u wijzen op de afspraken die partijen bij overeenkomst met elkaar gemaakt hebben.

Laat uw klant weten dat hij nog niet betaald heeft
In de meeste gevallen wordt na de productlevering of dienstverlening netjes door de klant betaald. Toch is dat lang niet altijd het geval. Wanneer een klant niet betaalt, dan is het van belang om hem eraan te herinneren dat de factuur nog niet voldaan is. Ondernemers vinden dit vaak lastig, met name bij bestaande klanten, omdat zij bang zijn de relatie op het spel te zetten. In zo’n situatie kan het helpen om eerst telefonisch contact op te nemen met de klant en te vragen naar de reden van het niet betalen van de factuur. Vaak werkt dat verhelderend en kunnen er alsnog vrij snel (betaal)afspraken gemaakt worden.

Levert zo’n telefonisch gesprek niets op, of bestaat er eenvoudigweg aanleiding direct het incassotraject in te zetten, dan zal dat uitmonden in het versturen van een aanmaning of ingebrekestelling. Daarmee deelt u de klant mede, dat hij nog niet of niet volledig heeft voldaan aan zijn betalingsverplichting.

Wat moet er in een betalingsherinnering staan?
In de aanmaning die u naar de klant verstuurt, deelt u hem mede dat uit uw betaaladministratie is gebleken dat de factuur nog niet is voldaan en dat hij daarom in gebreke is met het nakomen van zijn betalingsverplichting. U geeft de klant vervolgens nog een termijn om alsnog aan de betalingsverplichting te voldoen. Bij consumenten als klant moet u wettelijk gezien een termijn van veertien dagen na ontvangst van de aanmaning hanteren. Het is dan ook raadzaam de aanmaning (tevens) per aangetekende post te versturen, zodat u kunt aantonen op welke dag de brief ontvangen is.

Incassokosten en wettelijke rente
Als uw klant niet tijdig aan zijn betalingsverplichting voldoet, dan mag u onder omstandigheden dan ook incassokosten in rekening brengen en aanspraak maken op wettelijke rente. De incassokosten vormen kort gezegd een vergoeding voor de kosten die u moet maken om de vordering alsnog geïnd te krijgen.

De wetgever heeft de hoogte van deze incassokosten afhankelijk gesteld van de hoofdsom (het gefactureerde bedrag). U kunt op eenvoudige wijze aan de hand van de onderstaande tabel zelf nagaan hoeveel incassokosten u bij de klant in rekening mag brengen.

Hoofdsom Toepasselijk percentage Maximumbedrag incassokosten
Tot en met € 2.500 15% over de hoofdsom € 375 (minimaal € 40)
Tot en met € 5.000 € 375 +
10% over de hoofdsom – € 2.500
€ 625
Tot en met € 10.000 € 625
+ 5% over hoofdsom – € 5.000
€ 875
Tot en met € 200.000 € 875
+1% over hoofdsom – € 10.000
€ 2.775
Boven € 200.000 € 2.775
+0,5% over hoofdsom – € 200.000
€ 6.775

Bij bedrijven mag u direct na het verstrijken van de betalingstermijn incassokosten in rekening brengen. Bij consumenten mag dat niet zomaar. U moet de klant dan eerst een aanmaning toesturen, waarin u hem een termijn van veertien dagen na ontvangst van de aanmaning stelt. Dit is de zogenaamde “veertiendagen-brief”. Let er wel op, dat u duidelijk formuleert dat de klant na ontvangst van deze brief binnen veertien dagen moet betalen. Gebruik daarom een formulering als “u dient de factuur binnen veertien dagen vanaf de dag nadat dit schrijven bij u bezorgd is, te betalen”. Omdat de termijn ook pas gaat lopen na ontvangst van de brief, adviseren wij de veertiendagen-brief per aangetekende post naar de klant te versturen, zodat u kunt aantonen vanaf welke datum de brief is ontvangen.

Ook na aanmaning weigert de klant te betalen. Wat nu?
U bent de afspraken nagekomen en uw klant weigert te betalen. Ook het aanmanen van de klant heeft geen positief resultaat opgeleverd. De factuur is nog steeds niet voldaan. In dat geval kunt u de vordering ter incasso uit handen geven en zal in overleg met u worden bekeken welke stappen ondernomen dienen te worden om de vordering alsnog geïnd te krijgen. Veelal wordt de klant nog eenmaal aangeschreven, waarbij hem aangekondigd wordt dat hij zal worden gedagvaard als hij niet alsnog tot betaling van de factuur en bijkomende kosten overgaat. Als ook dat geen succes oplevert, resteert niets anders dan een gerechtelijke procedure op te starten tegen de klant om een vonnis van de rechtbank te bemachtigen. De klant moet dan worden gedagvaard.

Wij kunnen u helpen!
Heeft u te maken met een klant die weigert uw factuur te betalen en twijfelt u of uw betalingsherinneringen aan de eisen voldoen? Hebt u alles al gedaan, maar blijft u nog steeds zitten met een onbetaalde factuur? Neemt u dan gerust contact met ons op. Ons kantoor kan u in elk stadium van de incassoprocedure bijstaan en van advies voorzien met als doel om uw vordering voldaan te krijgen.

Geschreven door:
mr. Cliff Raafs
Advocaat